接待工作的流程有哪些
一、基本流程
1、接待前
确定来访人员人数、姓名、性别、级别、来访时间、行程、来访主要内容以及有何具体要求。一般情况下,对方都会有邮件或传真等发过来,接待方必须认真核实以上内容,并根据来访人数确定1—2名具体联络人,以便及时沟通联系。
根据来访规模和分工负责的原则,召集负责后勤、具体业务、公安交通、信访稳定、参观点等部门负责人,安排具体事务,以便明确职责,分工负责。
2、接待中
安排人员及领导到交接处迎接。要提前10分钟到达交接处,以示尊重。引导车要做好引导工作,到达参观点后要及时调度车队停放。
联络人员每到一个参观点前就要和下一个参观点负责人联系,做好大门开放工作。在参观过程中,要注意摄像、照相保存资料。参观过程的临时休息地点要做好各项接待工作。如:准备好水、烟、水果、湿巾,做好卫生间保洁等。
3、接待后
礼送客人至交接处,做好接待总结工作,做好酒店食宿费用结报工作。
二、基本礼仪:
1、仪容仪表礼仪
头发干净整齐、长短适当,发型简单大方。坚持洗脸,保持面部清洁,男性每天剃须,女性妆面朴实无华。保持双唇和牙齿的干净,消除口腔中的异味。
2、介绍礼仪
自我介绍。先递名片再介绍,内容要全面,包括单位、部门、职务、姓名。在普通场合,介绍人应由秘书、陪同、接待人员等专业人士或与双方均熟悉之人担任。在重要场合介绍贵宾时,介绍人则必须由在场之人中地位最高者担任。介绍他人之前应征得双方的同意,尤其要了解地位较高一方有无此种意图。
3、握手礼仪
握手是在相见、离别、恭贺或致谢时相互表示情谊、致意的一种礼节,双方往往是先打招呼,后握手致意。
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其他注意事项:
1、对各参观点及路线事先要进行踩点,做到路线畅通、参观点准备充分。
2、在接待前,要注意获取各部门接待负责人的联系电话,以便及时联系。
3、车辆的安排要事先通知驾驶员何时、何地待命。
4、讲解人员要做好充分准备,包括音响设备的事先调试等。
5、通知新闻媒体做好新闻报道工作。
接待工作的流程可以分为以下几个步骤:
1. 确定接待对象:根据公司的需要和安排,确定接待对象,包括客户、供应商、合作伙伴、政府官员等。
2. 确定接待时间和地点:根据接待对象的行程安排和公司的需要,确定接待时间和地点,包括接待地点、接待时间、接待人员等。
3. 安排接待人员:根据接待对象的身份和级别,安排相应的接待人员,包括接待主管、接待员、翻译等。
4. 准备接待材料:根据接待对象的需求和公司的要求,准备相应的接待材料,包括公司介绍、产品介绍、会议资料等。
5. 接待对象到达:在接待时间和地点等待接待对象的到来,接待人员要提前到达,做好接待准备工作。
6. 接待过程:在接待过程中,接待人员要热情周到地接待客人,介绍公司的情况和产品,回答客人的问题,提供必要的帮助和服务。
7. 接待结束:在接待结束后,要对接待过程进行总结和评估,及时反馈客户的意见和建议,为今后的接待工作做好准备。
1.接待准备
2.接待前沟通
3.接待人员到场
4.接待欢迎
5.接待介绍
6.会务安排
7.服务反馈。
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